Hier ist ihre Antwort, die hier als Vorlage gedruckt wird, die Sie für Ihre Websites oder sogar Kunden verwenden könnten: Wenn Sie sich in einer Kundenservice-Position jeglicher Art befinden und Beschwerden von Kunden erhalten, sollten Sie Folgendes beachten: Wenn Sie auf schwerwiegende, große Beschwerden und Implikationen reagieren, sollten Sie zunächst mit einer sofortigen Lösung reagieren, um das aktuelle Problem zu lösen, und dann mit dem Kunden vereinbaren, wie sie am besten eine Änderung zur Verfügung stellen können, die ein erneutes Auftreten verhindert. , die für Große Verträge wahrscheinlich ein Treffen mit relevanten Personen beider Seiten beinhalten sollte. In einigen Situationen werden Sie feststellen, dass die Notwendigkeit tatsächlich für eine vollständige Neuverhandlung der Vereinbarung über das Service-Level besteht. In solchen Fällen nutzen Sie die Gelegenheit als eine sehr positive – eine Chance, die Beziehung zu konsolidieren und zu stärken, und in der Regel eine Gelegenheit, die Laufzeit des Vertrags zu verlängern. Dieser beliebte Artikel darüber, wie man eine gute Antwort auf eine Kunden- oder Kundenbeschwerde schreibt, wurde 2017 aktualisiert, um Lehrmaterial für das Beispiel aus dem ursprünglichen Artikel bereitzustellen. Egal, worüber Ihre Kunden wütend sind, Ihre Agenten können positive Schließungbringen, wenn sie einige grundlegende Regeln in ihren E-Mail-Antworten beachten. Wenn Sie alle Beschwerdemöglichkeiten bei der Organisation selbst ausgeschöpft haben und entschlossen sind, die Dinge nicht loszulassen, müssen Sie dann die entsprechende höhere Behörde oder Regulierungsbehörde finden. Kunden zufrieden zu stellen, ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens. Eine schnelle Reaktion auf Beschwerden kann Ihnen helfen, Kunden zu binden, die mit dem Service, den sie von Ihrem Unternehmen erhalten haben, unzufrieden sind. Ein gut geschriebenes Antwortschreiben folgt einem Basisformat und ist ein wichtiges Instrument im Beschwerdeabwicklungsprozess Ihres Unternehmens. Beginnen Sie den Brief, indem Sie sich beim Kunden bedanken, dass er Sie über das Problem informiert hat.

Es ist wichtig, den Brief positiv zu starten, da Sie wissen, dass der Kunde bereits mit Ihrem Unternehmen unzufrieden ist. Erwähnen Sie, dass Sie sein Geschäft schätzen und sich bemühen, sicherzustellen, dass Kunden eine gute Erfahrung mit Ihrem Unternehmen haben. Fassen Sie die Beschwerde kurz zusammen, einschließlich etwaiger Termine, falls zutreffend. Bitten Sie den Kunden, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Ihre Zusammenfassung sein Problem nicht genau beschreibt. Fügen Sie Fragen zur Erfahrung des Kunden ein. Es tut mir leid für diesen Druckfehler auf der Kopie des Woculus Readers` Journal, das Sie gekauft haben. Ich kann jedoch weder die Rücksendung erhalten noch Sie zurückerstatten, wie Sie es verlangt haben. Das liegt an der Politik unseres Unternehmens. Wir erstatten nur für Bestellungen, deren Reklamationen innerhalb von zwei Wochen nach dem Kauf eingehen. Wann ist der beste Zeitpunkt, um herauszufinden, wie man auf Beschwerden reagiert? Bevor die Beschwerden überhaupt auftreten. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über den Umgang mit Szenarien wie wütende E-Mails, Richtlinienstreitigkeiten und Rabattanfragen, um sicherzustellen, dass die Antworten Ihres Unternehmens konsistent und sicher übermittelt werden.

Kein Kunde wird durch eine Antwort wie beruhigt: “Um, ich weiß es nicht; Ich muss meinen Chef fragen.” Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in die Diskussion ein: Alle Mitarbeiter vertreten das Unternehmen, unabhängig davon, ob ihre Rollen direkt den Kundenservice betreffen. Wenn Sie jemals mit einem fiesen alten Standard-Kundenreklamationsschreiben, dass Ihre Abteilung seit Ewigkeiten verwendet, um die Not Ihrer klagenden Kunden, übernehmen Sie die Verantwortung für die Erlösung des Standardbriefes durch etwas, das positiv und einfühlsam und konstruktiv ist. Verwenden Sie einen höflichen, verständnisvollen Ton. Streiten Sie nicht. Auch wenn Sie mit der Beschwerde nicht einverstanden sind und nichts dagegen tun können, wird eine rücksichtsvoll reagierende Oft helfen, einen irate Kunden zu beruhigen.

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